Como integrar o Moskit CRM na rotina da sua agência?

Integrar a Ollow na rotina da sua agência é um passo importante para otimizar operações e elevar o padrão de atendimento aos clientes.

Com funcionalidades robustas de automação, centralização de informações e integração com ferramentas de marketing, o Ollow simplifica tarefas diárias e fortalece a eficiência operacional.

No entanto, embora existam diversas vantagens para a agência, segundo o Academic Room, 43% dos usurários de CRM não utilizam nem metade das funcionalidades da ferramenta, muitas vezes pela limitação, ou pelo fato da ferramenta não ser planejada para atender mais de um setor.

Exploremos como um CRM pode transformar a dinâmica de trabalho da sua agência, um guia completo pelas funcionalidades da Ollow e como ela te ajudará tanto na organização interna quanto na entrega de resultados aos clientes.

• O que é o Ollow?
• Benefícios ao utilizar CRM na sua agência
• Como integrar o Ollow na sua agência?
• Programa de parceria para agência de marketing 

O que é a Ollow?

A Ollow é um software de gestão comercial criado e pensado para vendedores brasileiros. Ele foi lançado em 2016, tendo como objetivo atender às necessidades dos profissionais do mercado nacional.
Com vários recursos e funcionalidades, ele simplifica a prospecção, organização e automação do processo vendas para empresas de todos os tamanhos e setores.

Alguns dos principais recursos envolvem integrar canais de atendimento como o WhatsApp, automação do envio de e-mails, dashboards personalizados, playbook de vendas e relatórios detalhados, proporcionando uma visão completa da operação comercial.

Atualmente, o Ollow oferece três planos: Starter, Professional e Engagement, cada um adaptado para atender necessidades comerciais. Esses planos foram desenvolvidos para serem escaláveis e proporcionar soluções personalizadas, garantindo que os diferentes tipos de negócios encontrem a melhor opção para suas demandas específicas.

Benefícios ao utilizar CRM na sua agência

Uma agência pode passar por vários imprevistos, e a falta de organização de dados e a fragilidade do relacionamento com o cliente podem resultar em muito trabalho perdido.

O CRM promove uma melhor interação entre o usuário e o consumidor, além de simplificar a captação de leads. Ele eleva a qualidade da comunicação com os clientes e, com a integração a ferramentas populares, como a Ollow, contribui para um atendimento mais personalizado e eficiente.

Confira alguns das vantagens de utilizar um sistema de CRM em sua agência.

Automatização de tarefas

A rotina de uma agência abrange diversas atividades, desde o planejamento estratégico, a criação de conteúdo, o gerenciamento de projetos, a gestão de novos contatos e o acompanhamento de clientes.

A automatização de tarefas proporcionadas pela adoção do CRM na agência consegue reduzir e eliminar algumas tarefas manuais e repetitivas, e disponibilizar tempo para que a equipe se concentre em atividades estratégicas e criativas.

Exemplos de tarefas que um CRM de vendas pode automatizar em uma agência incluem a gestão de leads, com captura automática de leads provenientes de diferentes canais, como formulários do Facebook, WhatsApp. Qualificação de leads, nutrição de contatos e atribuição aos responsáveis de vendas.

Além disso, é possível fazer o envio de e-mails de follow-up e o agendamento de reuniões pode ser integrado com calendários, facilitando a organização e coordenação das interações com os clientes.

Centralização das informações

Dado o número de serviços que uma agência fornece, é comum existirem milhares de informações sobre clientes e projetos, e muitas vezes eles ficam descentralizados em planilhas, documentos ou em ferramentas e sistemas que não estão integrados.

O CRM além de conseguir centralizar as principais informações sobre projetos, clientes e negócios, também possibilita que seja realizado integração com centenas de outras ferramentas, ajudando a convergir todos os dados em um só local.

Essa centralização de dados é importante para as agências, pois elimina a redundância e as inconsistências que surgem quando as informações são espalhadas por várias plataformas. Com todos os dados acessíveis a partir de um único sistema, as equipes podem tomar decisões mais informadas e ágeis.

Além disso, a centralização melhora a transparência e a comunicação interna, permitindo que todos os membros da equipe estejam alinhados e atualizados sobre o andamento dos projetos e o status dos clientes.

Integração com ferramenta de marketing 

Como já antecipado no tópico anterior, o CRM permite a integração com ferramentas de marketing. Essa integração é uma vantagem significativa porque facilita a coordenação entre as equipes de vendas e marketing, garantindo que ambas estejam alinhadas em relação às campanhas e estratégias.

Saiba mais: Conheça as integrações da Ollow

Com um fluxo contínuo de informações entre o CRM e as ferramentas de marketing, é possível monitorar o comportamento dos clientes em tempo real, personalizar campanhas e analisar o retorno sobre o investimento de maneira mais eficiente.

Com essa integração, o processo de vendas se torna completo e integrado, desde a geração de leads até o fechamento do negócio. Por exemplo, a agência pode usar uma ferramenta de automação de marketing para atrair e nutrir leads via e-mails personalizados e campanhas de mídia social.

Esses leads, uma vez qualificados, são automaticamente transferidos para o CRM, onde a equipe de vendas pode acompanhar o progresso, agendar reuniões e fechar negócios.

Como integrar a Ollow na sua agência?

A Ollow, conta com várias funcionalidades que podem agregar ao processo de sua agência.

Confira alguma das possibilidades a seguir.

O funil de vendas para sua agência

Com a Ollow, você pode criar, personalizar e acompanhar seu funil de vendas de acordo com seu processo específico. Isso é essencial para controlar os negócios que entram na agência e monitorar taxas de conversão e perdas em cada etapa.

Um funil de vendas típico em uma agência inclui fases como:

Nova lead > Qualificação > Apresentação > Proposta enviada > Maturação > Fechamento.

Essas fases garantem um fluxo de trabalho organizado e eficiente, permitindo que sua equipe de vendas mantenha o foco e maximize os resultados.

Por exemplo, suponha que sua agência esteja focada em campanhas de marketing digital. Você pode começar com a fase “Nova Lead” para registrar novos contatos, seguida por “Qualificação” para avaliar seu potencial, “Apresentação” para mostrar suas estratégias de marketing, “Proposta Enviada” para formalizar sua oferta, “Maturação” para dar tempo ao cliente para considerar a proposta e, finalmente, “Fechamento” quando o contrato é assinado.

No menu de configurações da Ollow, na seção ‘Configurações de negócio‘, você pode personalizar seu funil de vendas adicionando novas fases, editando as existentes e reorganizando-as conforme necessário.

Além disso, ao clicar no ícone de negócios no menu lateral esquerdo, você pode visualizar seu funil, rearranjar negócios e criar novos, mantendo a gestão de vendas sempre organizada e eficiente.

O Ollow oferece a flexibilidade necessária para ajustar cada etapa de acordo com a realidade do seu negócio, otimizando o processo de vendas e aumentando as chances de sucesso.

Saiba mais: Passo a passo para personalizar seu funil de vendas

Integrando CRM e WhatsApp 

Ter o WhatsApp sincronizado com o CRM é um grande diferencial para qualquer agência que realiza atendimentos via WhatsApp, uma prática comum nesse segmento.

Com a integração do Ollow, todas as interações com clientes ficam centralizadas em um só lugar, permitindo que qualquer membro da equipe acesse o histórico completo de comunicações. Isso elimina a necessidade de procurar informações em diferentes plataformas e garante que nenhuma informação relevante se perca.

Mensagens de texto, notas de áudio, fotos, arquivos e detalhes de conversas ficam registrados no CRM, facilitando o acompanhamento e a gestão de cada contato, o que é importante para manter um atendimento personalizado e de alta qualidade.

Outra vantagem dessa integração são os modelos de mensagem, que podem ser utilizados para agilizar ainda mais o atendimento. As agências podem criar respostas pré-formatadas para perguntas frequentes, atualizações de status de projetos, lembretes e outras comunicações recorrentes.

Fazer a integração com o WhatsApp é muito simples, primeiro, acesse a Chrome Web Store e baixe a extensão Ollow Web. Após instalar a extensão, abra o WhatsApp Web no seu navegador e faça login na sua conta da Ollow.

Uma vez conectado, a integração de contatos ocorre automaticamente. Quando você entrar em uma conversa no WhatsApp Web, a extensão buscará os contatos com base no número de telefone com o qual você está conversando e os integrará a Ollow. Isso facilita a gestão de contatos e garante que todas as interações sejam registradas e acessíveis no seu CRM.

Utilizando esses recursos, as agências conseguem atender mais clientes, melhorando a satisfação do cliente e otimizando os processos internos.

Playbook automatizado

A Ollow conta com uma funcionalidade que ajuda as agências a construírem o playbook de vendas automatizado, o Easy Flow. Com ele, é possível criar regras e padrões para auxiliar a equipe em cada etapa do processo.

Em termos simples, se o gestor quer que as etapas sejam cumpridas em uma ordem específica, o Easy Flow possibilita que isso aconteça.

O gestor da agência pode usar o playbook para definir etapas claras de qualificação, ajudando a identificar leads mais promissores e assegurar que os esforços de vendas sejam direcionados para projetos que tem chances de acontecer.

Na prática, é bem simples de colocar essa funcionalidade para rodar.

Para exemplificar, imagine que você deseja configurar o Ollow para exigir informações como “budget disponível” e “segmento do cliente” antes de um lead sair da fase de qualificação.

Para isso, basta cadastrar esses campos na seção “Dados Personalizados e Campos Obrigatórios”, garantindo que eles estejam disponíveis para prosseguir no processo de vendas.

Em seguida, no funil específico da agência, localize a fase de “Qualificação”. Edite essa fase para incluir os campos obrigatórios que você cadastrou anteriormente. Isso assegura que a equipe de vendas tenha todas as informações necessárias para cada lead antes de avançar para a próxima etapa do funil.

Para completar, quando o responsável pelo cliente tentar avançar uma etapa do funil sem preencher as informações obrigatórias, o Ollow indicará automaticamente a necessidade desses dados.

Isso é importante para uma agência porque garante que cada lead seja qualificado corretamente, com todas as informações relevantes disponíveis antes de avançar no processo de vendas.

Fazendo follow-ups automáticos

Manter o fluxo constante de contatos e projetos influencia no sucesso de qualquer agência, e os follow-ups ajudam com que as comunicações não sejam esquecidas, permitindo que as oportunidades sejam acompanhadas de perto.

Além de beneficiar a própria agência, essa funcionalidade pode ser aplicada diretamente em projetos para os clientes, oferecendo um pacote de recursos ainda mais completo.

Com isso, a agência pode integrar os sistemas de marketing e vendas dos clientes, configurando automações que mantenham a comunicação fluida e contínua. Isso permite que campanhas de marketing sejam monitoradas de perto, leads sejam nutridos e todas as partes interessadas estejam sempre atualizadas sobre o progresso dos projetos.

Mas, na prática, como, funcionaria?

Imagine que, ao entrar na fase de “Nova Lead”, um lead receba um e-mail automático de boas vinda, seguido por outras mensagens em intervalos regulares, todas com conteúdos educativos e engajadores. Essa sequência não apenas nutre o lead e serve como um momento ideal para realizar follow-ups, perguntando se ele tem dúvidas ou precisa de mais informações.

É importante destacar que essa automação é configurada com janelas de funcionamento, condições e gatilhos que garantem o envio adequado das mensagens. Esses gatilhos asseguram que a comunicação ocorra no momento certo e estratégico.

Assim, follow-ups pós-envio de proposta e em outros momentos importantes também podem ser configurados, aproveitando as opções disponibilizadas pela automação, garantindo que sua equipe esteja sempre em contato constante com os clientes durante o projeto.

Criando proposta diretamente no CRM

Na rotina de uma agência, criar propostas diretamente no CRM facilita a personalização e padronização dos documentos. Com todas as informações centralizadas, é fácil acessar históricos de interações e detalhes do projeto, permitindo que cada proposta seja adaptada às necessidades do cliente de forma rápida e eficiente.

O uso de templates padronizados no Ollow garante consistência e profissionalismo nas propostas. Você pode personalizar seu modelo inserindo logo, adicionando informações relevantes e ajustando o conteúdo conforme necessário. Além disso, é possível editar as propostas a qualquer momento e enviá-las facilmente por WhatsApp ou e-mail, garantindo flexibilidade e qualidade nas apresentações aos clientes.

Centralizando entregáveis com módulo de Projeto 

Funcionando de maneira semelhante a um kanban, esse recurso permite concentrar todas as etapas e tarefas relacionadas a um projeto em um único lugar. Isso é importante para manter a equipe alinhada, melhorar a visibilidade do progresso e garantir que nada seja esquecido ou negligenciado durante a execução.

Na Ollow, especificamente, essa centralização facilita a gestão de projetos ao proporcionar uma interface intuitiva e funcionalidades que permitem criar, personalizar e monitorar os painéis e etapas do projeto segundo as necessidades da equipe.

Com o módulo de projeto no Ollow, você pode acompanhar cada etapa e centralizar informações e entregáveis relacionados.

Existem várias maneiras de configurar as fases do projeto, mas, geralmente, as agências seguem esse modelo:

Novo cliente > Briefing Inicial > Treinamento > Acompanhamento > Finalizado. 

Por exemplo, na fase de Briefing Inicial, o Easy Flow pode ser agregado ao módulo de projetos para coletar informações essenciais. Campos obrigatórios e personalizados podem ser configurados para capturar o status atual da empresa, o orçamento disponível, estratégias anteriores e resultados recentes, bem como objetivos e metas futuras.

Além disso, é possível anexar arquivos diretamente na página do projeto na Ollow. Ao acessar o projeto e navegar pelo menu lateral direito, você encontrará a opção de arquivos, permitindo que todos os documentos relevantes, como briefing estruturado, plano de marketing, aulas, treinamentos e guias de ações estejam facilmente acessíveis e organizados no contexto do projeto.

Saiba mais: Gerenciando seus projetos na Ollow

Outro ponto interessante é que a todo momento, você consegue atrelar o projeto ao negócio, realmente, centralizando tudo em um só lugar.

Utilizando relatórios avançados 

A Ollow oferece uma lista robusta de relatórios avançados que facilitam a análise detalhada de diversas métricas de negócios, empresas, contatos e produtos.

Aqui estão alguns dos principais relatórios disponíveis:

• Negócios — Ticket Médio do Responsável
• Negócios — Tempo Médio em Cada Fase
• Empresas — Mais Negócios Fechados
• Contatos — Mais Negócios Fechados
• Negócios — Conversão de Ganhos por Responsável
• Negócios — Designados para o Responsável
• Negócios — Movimentação entre Funis e Fases
• Negócios — Movimentação de Entrada na Fase
• Negócios — Status dos Negócios Criados
• Produtos — Vendas por Período
• Produtos — Vendas por Responsável

Para acessá-los, é necessário ir até o menu lateral esquerdo, clicar no ícone de relatórios, rolar para baixo e clicar em cima do item desejado.

Mas como eles podem ser usados na rotina de uma agência?

Uma das maneiras é para entender e fazer uma análise de desempenho de vendas. Para isso, o relatório de “Negócios — Conversão de Ganhos por Responsável” pode ser utilizado, ao permitir identificar quais membros da equipe têm melhor desempenho na conversão de leads em vendas, ajudando a otimizar a distribuição de recursos e treinamento.

Também é possível fazer monitoramento de produtividade utilizando o relatório “Negócios — Tempo Médio em Cada Fase”, a agência pode avaliar quanto tempo, em média, é gasto em cada etapa do funil de vendas. Isso possibilita identificar gargalos e ajustar processos para aumentar a eficiência operacional.

Por fim, com o relatório “Empresas — Mais Negócios Fechados”, é possível identificar quais segmentos de mercado estão gerando mais negócios para a agência, orientando na criação de estratégias de marketing mais direcionadas.

Programa de parceria para agência de marketing 

Uma parceria estratégica com um CRM como a Ollow pode transformar significativamente a operação de uma agência, proporcionando uma vantagem competitiva notável.

Adotando a Ollow, uma agência não só melhora a organização interna e o relacionamento com clientes, mas também pode integrar essas funcionalidades avançadas aos projetos de seus clientes.

Ao integrar a Ollow aos projetos dos clientes, os resultados serão muito maiores, já que a integração dos dados, facilita entender o que deu certo. Além disso, os clientes da agência poderão aproveitar ao máximo as funcionalidades avançadas do CRM para aprimorar suas estratégias de marketing digital. Com automação inteligente, realizar follow-up e nutrição de leads, aumentando a relevância das interações com seus públicos-alvo.

O CRM da Ollow permite uma análise detalhada do ciclo de vendas e do comportamento do cliente, fornecendo informações para ajustar estratégias comerciais e de atendimento.

Com o programa de parcerias da Ollow, as agências podem explorar todas essas funcionalidades avançadas e proporcionar aos seus clientes uma experiência mais completa e integrada e ganhar uma comissão em cima das implementações. Clique aqui ou no banner para se inscrever e descubra como podemos transformar juntos o seu negócio e o de seus clientes.